Kurz erklärt
Das Wichtigste auf einen Blick
- Digitalisierung wirkt dann, wenn sie einen klaren Praxisprozess vereinfacht – nicht wenn sie nur einen zusätzlichen Kanal schafft.
- Bei externem Terminmanagement bleiben Zahnarztpraxen verantwortlich für Transparenz, Datensparsamkeit, Sicherheit und Auftragsverarbeitung.
- Terminerinnerungen benötigen nach der Datenschutzkonferenz eine ausdrückliche und nachweisbare Einwilligung.
01Das Ziel: weniger Rückfragen, bessere Erreichbarkeit
Digitale Kommunikation kann Telefonspitzen reduzieren, Terminwünsche rund um die Uhr aufnehmen und wiederkehrende Informationen zuverlässig bereitstellen. Der Nutzen entsteht jedoch nicht durch möglichst viele Tools, sondern durch einen durchgängigen Ablauf: Anfrage, Termin, Information, Behandlung und Nachbereitung müssen zusammenpassen.
Vor der Auswahl einer Lösung sollte die Praxis deshalb ihre häufigsten Kontaktgründe erfassen. Welche Anrufe wiederholen sich? Wo entstehen Medienbrüche? Welche Informationen fehlen Patientinnen und Patienten vor dem Termin? Aus diesen Fragen entsteht ein belastbares Anforderungsprofil.
021. Online-Termine datensparsam organisieren
Die Datenschutzkonferenz hat 2025 konkretisiert, wie Heilberufspraxen externe Terminverwaltungsdienste einsetzen können. Die Beauftragung kann als Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO zulässig sein. Eine Einwilligung ist dafür nicht automatisch erforderlich; die Praxis muss Betroffene aber transparent nach Artikel 13 DSGVO informieren.
Für einen konkreten Termin dürfen nur die tatsächlich erforderlichen Daten verarbeitet werden. Eine pauschale Vorabübertragung sämtlicher Patientenstammdaten an den Dienstleister ist nach Auffassung der Datenschutzaufsichtsbehörden im Regelfall nicht erforderlich. Zusätzlich sollte immer ein alternativer Weg zur Terminvereinbarung bestehen – etwa telefonisch oder vor Ort.
Daten minimierenNur Angaben abfragen, die für Terminart, Zuordnung und Kontakt wirklich nötig sind.
Alternative anbietenPatientinnen und Patienten nicht auf einen rein digitalen Kanal festlegen.
Löschung klärenTerminkalenderdaten grundsätzlich zeitnah nach dem Termin löschen oder erforderliche Inhalte in die Behandlungsdokumentation übernehmen.
2. Erinnerungen und Nachrichten sauber trennen
Terminerinnerungen können No-Shows reduzieren und den Service verbessern. Die Datenschutzkonferenz bewertet sie jedoch als zusätzliches Angebot, das für die Behandlung nicht zwingend erforderlich ist. Deshalb ist eine ausdrückliche, informierte und nachweisbare Einwilligung erforderlich. Sie sollte kanalbezogen erfasst und jederzeit widerrufbar sein.
Auch der Inhalt zählt: Eine SMS oder E-Mail sollte nur so viele Gesundheitsinformationen enthalten wie nötig. Allgemeine Formulierungen, eindeutige Absender, keine vertraulichen Details im Betreff und ein klarer Rückkanal verringern Risiken und Rückfragen.
043. Anbieter nicht nur nach Funktionen auswählen
Die Praxis bleibt datenschutzrechtlich verantwortlich und muss den Dienstleister vor Beauftragung prüfen. Dazu gehören ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen, Mandantentrennung, Vertraulichkeit, Löschregeln und die Frage, ob Support, Wartung oder Administration in Drittländern stattfinden.
Patientendaten aus der Auftragsverarbeitung dürfen vom Terminunternehmen nicht für eigene Zwecke genutzt werden. Prüfen Sie außerdem Rollen und Rechte, Protokollierung, Zwei-Faktor-Authentisierung, Exportmöglichkeiten und das Vorgehen bei Störungen oder einem Anbieterwechsel.
HinweisDiese Übersicht ersetzt keine individuelle Datenschutz- oder Rechtsberatung. Besondere technische Konstellationen sollten mit Datenschutzbeauftragten und IT-Dienstleistern geprüft werden.
054. Sichere Versorgungskommunikation über die TI nutzen
Für die Kommunikation im Gesundheitswesen stellt die Telematikinfrastruktur spezialisierte Anwendungen bereit. Gematik nennt für Zahnarztpraxen unter anderem KIM für den sicheren Austausch von Arztbriefen, Befunden, Röntgenbildern und Behandlungsplänen sowie den TI-Messenger für sichere Kurznachrichten.
Diese Kanäle erfüllen andere Aufgaben als öffentliches E-Mail, SMS oder ein Terminportal. Eine klare Kanalstrategie verhindert, dass sensible Informationen versehentlich über ungeeignete Wege versendet werden: organisatorische Hinweise über den vereinbarten Servicekanal, medizinische Unterlagen über die vorgesehenen sicheren Versorgungswege.
065. In vier Schritten in den Praxisalltag bringen
Starten Sie mit einem eng abgegrenzten Anwendungsfall, beispielsweise Online-Termine für Kontrollen. Definieren Sie Terminarten, Vorlaufzeiten, Zuständigkeiten und Eskalationswege. Schulen Sie das Team anhand realer Fälle und testen Sie, wie Änderungen, Absagen und dringliche Beschwerden behandelt werden.
Nach vier Wochen sollten Sie wenige Kennzahlen vergleichen: Anrufe pro Tag, digital gebuchte Termine, Rückfragen, Absagen und manueller Nachbearbeitungsaufwand. Erst wenn der Prozess stabil läuft, folgen weitere Terminarten oder Kommunikationsfunktionen.
Für die Umsetzung
Praxis-Checkliste
- ✓Häufigste Kontaktgründe und Telefonspitzen erfassen
- ✓Einen klaren digitalen Startprozess auswählen
- ✓Erforderliche Datenfelder auf das Minimum begrenzen
- ✓Datenschutzhinweise und Auftragsverarbeitung prüfen
- ✓Einwilligung für Erinnerungen kanalbezogen dokumentieren
- ✓Alternativen zur digitalen Terminbuchung beibehalten
- ✓Team, Ausfallprozess und Erfolgskriterien festlegen
Häufige Fragen
Fragen und Antworten
Braucht eine Praxis für externe Online-Terminbuchung immer eine Einwilligung?
Nicht zwingend. Laut Datenschutzkonferenz kann der Dienst als Auftragsverarbeitung zulässig sein. Die Praxis muss aber informieren, die Datenverarbeitung minimieren und die Anforderungen an den Auftragsverarbeiter erfüllen.
Dürfen Terminerinnerungen ohne Einwilligung verschickt werden?
Nach dem Positionspapier der Datenschutzkonferenz nicht. Für Erinnerungen als zusätzlichen Service ist eine ausdrückliche und nachweisbare Einwilligung erforderlich.
Welche Alternative sollte neben der Online-Buchung bleiben?
Mindestens ein nicht-digitaler oder direkt zugänglicher Weg, typischerweise Telefon oder Terminvereinbarung in der Praxis.
Redaktion & Quellen
Geprüfte Grundlagen
Der Beitrag wurde anhand der folgenden offiziellen beziehungsweise fachlich maßgeblichen Quellen recherchiert.
- Datenschutzkonferenz: Datenschutz bei der Terminverwaltung durch Heilberufspraxen ↗Positionspapier vom 16. Juni 2025 zu Online-Terminbuchung und externem Terminmanagement
- gematik: Informationen für Zahnarztpraxen ↗Übersicht zu KIM, TI-Messenger, ePA, E-Rezept und weiteren TI-Anwendungen
- EUR-Lex: Datenschutz-Grundverordnung ↗Rechtsgrundlagen, Informationspflichten und Auftragsverarbeitung
Die Inhalte dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine individuelle Rechts-, Datenschutz-, Energie- oder Fachberatung.
